Last updated: July 2023

1. Wie zijn wij?

1.1 EG nv als verwerkingsverantwoordelijke

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij je informeren waarom en op welke wijze jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door EG nv, met maatschappelijke zetel te Heizel Esplanade b22, 1020 Brussel, met ondernemingsnummer 0419.806.694 (hierna gezamenlijk “Wij” of EG nv” genoemd).

Onze contactgegevens kan je vinden onder punt 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen Wij de maatregelen die waarborgen dat je:

• geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens en over jouw rechten;
  
  
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
  
  
• jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over jouw rechten kan je vinden onder punt 9 van deze Verklaring.

1.2 Functionaris voor de gegevensbescherming

Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.

Je kan de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 10 van deze Verklaring.

2 Welke gegevens verzamelen Wij over u?

2.1 Persoonsgegevens

Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst. Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen, hangt af van de diensten waarom je verzoekt, en omvat, waar toepasselijk, gegevens van je en/of jouw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers en/of bestuurders (hierna samen ook aangeduid als “je” of “jouw”).

Indien wij van je persoonsgegevens ontvangen van jouw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers en/of bestuurders dien je hen te informeren over het bestaan en de inhoud van deze Verklaring met inbegrip van onze plichten, hun rechten en de wijze waarop zij deze rechten kunnen uitoefenen.

In het bijzonder verzamelen wij administratieve gegevens en contactgegevens. Hiermee kunnen wij je identificeren of contact met je opnemen, of kunnen wij met je zaken doen als je een klant, een leverancier of een zakelijke partner bent. Deze persoonsgegevens kunnen contactgegevens zijn zoals jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, of nog jouw bankrekeningnummer.

Wij verzamelen en verwerken geen zogenaamde gevoelige gegevens, te weten:

• persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken;
  
  
• genetische of biometrische gegevens (vb. gezichtsafbeeldingen en vingerafdrukken);
  
  
• gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Indien dergelijke gevoelige persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze verwijderen.

2.2 Minderjarigen

Het is niet onze intentie om persoonsgegevens van minderjarigen te verwerken. Deze zullen dan ook onverwijld worden verwijderd wanneer deze incidenteel worden verzameld of indirect worden verkregen. Enkel voor de administratie van jobstudenten kunnen beperkte gegevens verwerkt worden.

3 Waarvoor hebben we jouw gegevens nodig?

3.1 Dienstverlening en klantenrelatie

• Wat houdt dit doel in? Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om je als klant te kunnen aanmaken en om onze activiteiten of diensten te realiseren.

3.2 Informatie en commerciële communicatie

• Wat houdt dit doel in?

 Wij wensen je te kunnen informeren over onze diensten, evenementen of relevante nieuwsberichten. Dat kan op jouw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als wij vermoeden dat je interesse hebt in of gebaat bent bij een dienst. Het accepteren van analytische cookies valt dus ook onder het geven van een rechtsgeldige toestemming.

Je zal onze direct marketingcommunicatie ontvangen indien je daartoe een uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. Wij zullen je in het bijzonder een uitdrukkelijke toestemming vragen indien je geen klant bent van ons .

Maar ook als je geen toestemming geeft, kan je nog informatie van ons ontvangen, in het bijzonder indien je reeds een bestaande klantenrelatie met ons hebt. Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang.

Indien je helemaal geen reclame wenst, maak dan gebruik van jouw recht van verzet tegen direct marketing, zoals vermeld in punt 9.2 van deze Verklaring.

• Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor? In het kader van onze loyalty programma´s waarvoor wij producten naar je opsturen verzamelen en verwerken wij hiervoor jouw naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, geboortedatum, taal, telefoonummer, volledig huisadres en informatie over hoe je met onze producten in contact bent gekomen.

3.3 Omdat het noodzakelijk is om als bedrijf te kunnen functioneren

• Wat houdt dit doel in? Dit doeleinde komt neer op wat men een “gerechtvaardigd belang” noemt. Wij hebben inderdaad nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt enkel nadat wij de afweging hebben gemaakt dat in elk geval het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op jouw privacy niet wordt verstoord. Indien je toch bezwaren hebt tegen deze verwerkingen, dan kan je jouw recht van verzet uitoefenen, zoals vermeld in punt 9.3 van deze Verklaring.

 Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt:

- Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen (archieven); - Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen en vereenvoudigen van het afnemen, gebruiken en beëindigen van diensten door de klant, o.a. om te vermijden dat je informatie die je vroeger al doorgaf opnieuw moet invullen.

3.4 Profilering

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor profileringsdoeleinden.

4 Verwerking van persoonsgegevens

4.1 Algemeen

Uw persoonsgegevens kunnen enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:

• het gebruik van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die je met ons hebt gesloten of om, op jouw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen. De verwerkingsdoeleinden vermeld in punt 3.1 van deze Verklaring zijn op deze grondslag gebaseerd.
  
  
• wij beschikken over jouw uitdrukkelijke en vrije toestemming om jouw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken. Zo zullen wij jouw toestemming vragen om je vanuit direct marketing-doeleinden aan te schrijven, zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring, indien je nog geen klantenrelatie met ons hebt.
  
  
• het gebruik van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen jouw belangen en rechten; Wij baseren de verwerkingen die noodzakelijk zijn om als bedrijf te kunnen functioneren op ons gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.3 van deze Verklaring, en om onze bestaande klanten te kunnen aanschrijven uit direct marketing overwegingen, zoals vermeld onder punt 3.2 van deze Verklaring.
  
  
• wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden.

5 Met welke andere personen delen we jouw persoonsgegevens?

• Enkel onze werknemers en ons hoofdkantoor STADA GmbHdie toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
• Daarnaast doen wij een ook een beroep op externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren zodat wij onze producten en activiteiten aan je kunnen aanbieden, zoals o.m. voor onze loyalty programma´s helpen externe bedrijven bij het afleveren van gratis producten. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.
• Alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.

6 Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd. Indien wij voorzien dat jouw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

Jouw persoonsgegevens zullen buiten deze gevallen nooit aan derden worden overgemaakt of ter beschikking gesteld en worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van ons. Andere ondernemingen kunnen jouw gegevens dus niet gebruiken om je bv. reclame toe te sturen.

7 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze

Verklaring. Eventuele afwijkingen of verduidelijkingen van dit principe zijn uitdrukkelijk vermeld onder de verschillende doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren.

Wij kunnen je hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de beweringstermijnen:

• Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
  
  
• Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
  
  
• Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
  
  
• Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?

Zodra jouw gegevens niet langer nodig zijn en jouw ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Jouw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

8 Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

9 Wat zijn jouw rechten?

9.1 Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

9.1.1 Recht op inzage van jouw persoonsgegevens

Je hebt steeds recht op toegang tot en inzage van jouw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen je in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien je hierom verzoekt.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

9.1.2 Recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren

Je hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

9.1.3 Recht om jouw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming zoals uiteengezet onder punt 4.1., dan heb je het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

9.1.4 Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden met het oog op statistische doeleinden, dan heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens ingeval van redenen jouw specifieke situatie verband houden.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring..

9.1.5 Recht op wissing van jouw persoonsgegevens

Je hebt een recht op wissing van jouw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan je, wanneer je niet langer een relatie wenst met ons, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van jouw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn.

Onder dit verwijderingsrecht heb je ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van jouw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van jouw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege gerechtvaardigde

belangen kunnen wij jouw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van jouw belangen met die van ons, tenzij je besluit om de relatie met ons te beëindigen.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

9.1.6 Recht op overdracht van persoonsgegevens

Voor wat betreft de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan je ons vragen om jouw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar je door te sturen zodat je deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

9.1.7 Recht op beperking van bepaalde verwerkingen

Je kan ons verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken in elk van de volgende gevallen:

• indien je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan je om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  
  
• indien de verwerking onrechtmatig is en je zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en je ons in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
  
  
• indien wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden vermeld onder punt 3, maar je deze wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  
  
• indien je bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking, zullen wij deze verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons zwaarder wegen dan die van jouw.

Wanneer je het recht op de beperking van de verwerking hebt verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

9.2 Recht van bezwaar tegen direct marketing

Zoals hierboven aangegeven onder punt 4.1 vragen wij jouw toestemming om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen aan je te richten (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als je dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen. In dit geval zullen wij jouw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Jouw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

Voor het uitoefenen van jouw rechten verwijzen we naar punt 9.3. van deze Verklaring.

Als je jouw recht om bezwaar te maken hebt uitgeoefend, kan je, indien je dat wenst, direct marketingactiviteiten via dezelfde kanalen terug toestaan.

Wij vestigen jouw aandacht op het feit dat jouw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat wij je in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.

9.3 Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan je een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

• per email: [email protected]
  
  
• schriftelijk naar volgend postadres: EG nv, Heizel Esplanade b 22, 1020 Brussel.

Bij de uitoefening van jouw recht verzoeken wij je om duidelijk aan te geven op welk recht je zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) je zich eventueel verzet of welke toestemming je wenst in te trekken.

9.4 Aandachtspunten bij het uitoefenen van de rechten

We wensen je er op te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van jouw toestemming voor bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat je niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

10 Hoe kan je vragen of klachten indienen?

Indien je een vraag of klacht hebt over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan je contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

• per email: [email protected], met vermelding van GDPRin het onderwerp
  
  
• schriftelijk naar volgend postadres: EG nv, T.a.v. GDPR, Heizel Esplanade b 22, 1020 Brussel.

Indien je niet tevreden bent met ons antwoord, indien je opmerkingen hebt omtrent de uitoefening van jouw rechten of indien je meent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heb je het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.privacycommission.be of via

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel Tel: +32 (0)2 274 48 00 Fax: +32 (0)2 274 48 35 Mail: [email protected]

11 Aanpassingen van deze Verklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij je hiervan eveneens op de hoogte brengen en je een kopie van de bijgewerkte verklaring bezorgen.

Wij moedigen je daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en beschermen.